В огні не згорить і пилом не припаде

У понеділок, 24 грудня, архівісти України відзначають своє професійне свято — День працівників архівних установ. Мабуть, значна частина пересічних громадян уявляють працю архівіста як роботу зi стосами старих документів у тиші затемнених напівпідвальних приміщень. Певним чином так воно і є, але останнє десятиліття позначилося значними змінами в роботі архівістів.

«Сьогодні, із розвитком комп’ютерних технологій, сформувався окремий напрямок, пов’язаний із збереженням та використанням електронних документів, — розповідає директор Українського науково­дослідного інституту архівної справи та документознавства Олександр Гаранін. — Адже Законом України «Про основні засади розбудови інформаційного суспільства в Україні на 2007—2015 роки» серед стратегічних цілей розвитку інформаційного суспільства визначено збереження культурної спадщини України шляхом її електронного документування».

Чимало установ сьогодні вже перейшли на електронний документообіг. Часто навіть на невеликому підприємстві особові справи співробітників та інша документація зберігаються не на полиці в папках, а в комп’ютері. Найчастіше такі документи створюються без використання електронного цифрового підпису, а без нього вони є лише зображенням на екрані певної інформації. Бо, згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», саме накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. І якщо зараз не створити єдиний для всіх порядок роботи з такими документами, то вже за якийсь час ми можемо зіштовхнутися з тим, що деякі документи, які становлять культурну чи соціальну цінність, буде втрачено.

«Це має бути мережа електронного документообігу за аналогією iнтернету, де можна буде зберегти документ і в разі необхідності оперативно його знайти, — каже Олександр Гаранін. — Це дозволить швидко і без черг отримати необхідну довідку, наприклад, виписку з БТІ чи інформацію про місце роботи людини, яка оформляє пенсію. Але щоб це реально запрацювало, треба ще багато зробити. В першу чергу, щоб довіра до цього електронного документа була високою, а можливість його підробити або сфальсифікувати — мінімізованою».

Олександр Гаранін наводить плюси, які матимемо в разі роботи такої електронної системи: значно скоротиться державний управлінський апарат (люди, які сидять в установах і видають довідки, стануть непотрібними) та зменшаться корупційні можливості. Також зникне поняття копії електронного документа. Адже є електронний документ, що має електронний підпис (тобто систему шрифтів, яка дозволяє його ідентифікувати), буде оригіналом навіть у десятках примірників.

Проте, зауважує пан Гаранін, сьогодні у сфері електронного документообігу маємо певну кількість неузгоджених термінологічних, технологічних, ідеологічних моментів, що гальмують, а іноді й унеможливлюють міжсистемний обмін електронних документів та їх передавання на архівне зберігання. Аби запобігти втраті документів Національного архівного фонду та соціально значущих документів в електронній формі, українські архівісти змушені самотужки вирішувати питання щодо унормування роботи з електронними документами, їх обліку та обміну між установами, експертизи цінності, підготовки до передачі на архівне зберігання.

Що потрібно, аби система архівування документообігу запрацювала? Олександр Гаранін каже: державна воля і виконання тих рішень та законів, які вже є.