Як автоматизувати рутинні процеси

У Терешківському ліцеї, що є опорним навчальним закладом Терешківської територіальної громади Полтавського району, учитель інформатики Віталій Помаз розробив комп’ютерну програму «Шкільна їдальня», що дає змогу батькам замовляти сніданки, обіди для своїх дітей із телефона через мобільний застосунок. Згадана програма діє вже другий навчальний рік. 

 

Як стверджує директорка Терешківського ліцею Лариса Шевченко, про цю програму говорять у Міністерстві освіти і науки України. «Торік перед Новим роком я презентувала її в Києві перед учасниками швейцарсько-української програми DECIDE, що реалізується в Україні. Усі були вражені, — пригадує Лариса Володимирівна. — Хоч на ту пору цей програмний продукт був іще не надто досконалим, проходив апробацію в нашому закладі освіти. На сьогодні ж це вже ліцензована програма». 

А от виникла інновація завдяки сміливості думки директорки ліцею, її нетерпимості до рутини. «У ліцеї 22 класи, тож учнів багато, і їхнє харчування вимагає неабиякої уваги. Для того, щоб полегшити щоденну роботу класних керівників, працівників їдальні, а батькам наших дітей дати більше інформації про систему шкільного харчування, мені й спало на думку автоматизувати рутинні процеси, — пояснює Лариса Шевченко. — Бо й сама не люблю обтяжливої паперової роботи, що забирає немало часу. Ну навіщо витрачати дорогоцінний час на оцю рутину, якщо все можна звести до натискання на дві-три клавіші клавіатури?». 

Розробник платформи «Шкільна їдальня» Віталій Помаз зазначає, що він має непоганий досвід програмування. Відтак створити програмний продукт, про який ідеться, йому було нескладно. На написання ядра (розробку бази даних) і перших двох модулів він витратив десь 150 годин, а потім уже перестав їх рахувати.

До програми підключилися всі батьки, які вважають за доцільне, щоб їхні діти мали щонайменше одноразове гаряче харчування. «Спочатку вона була розрахована тільки на електронне замовлення сніданків, обідів у їдальні нашого освітнього закладу. А потім ми зрозуміли, що можемо ще й висвітлювати меню, а також асортимент буфетної продукції, щоб батьки бачили, що їдять їхні діти. І якщо раніше дехто з учнів хитрував: мовляв, я не хочу снідати або обідати в їдальні ліцею, бо там дають манну чи перлову кашу, то зараз батьки, які мають змогу ознайомитися з меню, чітко знають, що такого не може бути. Якщо дитина все ж відмовляється від гарячого харчування, вони мають вибір — можуть замовити буфетну продукцію. І навіть якщо замовлення роблять самі ліцеїсти (йдеться про старшокласників), то батьки все одно можуть перевірити, що ті замовили, на що витрачаються їхні кошти, — розповідає про переваги програми «Шкільна їдальня» Лариса Володимирівна. — А класний керівник тепер лише контролює, щоб учні одержали харчування. Йому не потрібно ані замовляти в їдальні ту чи іншу кількість порцій їжі, ані рахувати їх, ані перевіряти, чи все правильно замовлено. Усе це робить електронна система. Кухарям узагалі класно: запустивши програму, вони одразу бачать кількість порцій тих страв, які їм треба приготувати. Я як керівниця навчального закладу можу увійти до програми зі свого комп’ютера й подивитися, як діти харчуються. Це дуже зручно». 

 

Попри те, що нововведення, як правило, для когось бувають складними й незрозумілими, усі напрочуд швидко освоїли застосунок. Щоправда, як відверто говорить Віталій Олександрович, на етапі впровадження прикладної програми були певні складнощі з процесом реєстрації. Те, що для розробника було тривіальним, для користувачів виявилося заморочливим. «Тому мені довелося дещо спростити онлайн-реєстрацію. Тепер батьки реєструються без проблем, хоч бувають і такі ситуації, коли їм у цьому допомагають діти, — усе залежить від комп’ютерної грамотності людей, — зауважує розробник користувацької програми «Шкільна їдальня». — До того ж, на головній сторінці застосунку є інструкція, де показано в картинках й описано українською мовою, як треба зареєструватися, додати відвідувача їдальні, зробити перше замовлення тощо. Якщо й після цього в когось виникають запитання, на сайті вказано мобільний телефон служби технічної підтримки. За ним можна одразу ж перейти у вайбер, написати про проблему й отримати вичерпну відповідь, як її розв’язати. Службу технічної підтримки поки що представляю я сам. Хоча планую когось долучити до цієї справи».

Щодо замовлень сніданків, обідів, то, за словами Віталія Помаза, спочатку траплялися казуси, коли батьки помилково замовляли по кілька порцій тієї чи іншої страви. «Але ми й це передбачили: програма містить функцію «Відмовитися від замовлення», — інформує Віталій Олександрович. — Скористатися цією функцією батьки можуть і в тому разі, якщо вони бачать, що дитина раптово захворіла. Це можна зробити до 8-ї години ранку. Для ситуацій, коли відсутні електрика, інтернет, що в умовах воєнного стану не є рідкістю, ми створили всередині застосунку чат — простий і зручний месенджер, у якому батьки можуть написати керівниці їдальні Наталії Окутіній щось на зразок: «Не змогла замовити обід. Нагодуйте мою дитину». У такому разі шеф-кухар сформує екстрене замовлення, аби воно успішно пройшло комп’ютерною системою й було відображене у звітах».

Варто наголосити, що одним із фундаментальних завдань програми є автоматизація облікового процесу та формування звітності. «Зараз в нас усе надзвичайно просто: робота класних керівників зі звітною документацією зводиться до того, що, увійшовши до програми, вони натискають на три клавіші клавіатури й у підсумку генерують звіти. Потім електронний документ лишається тільки роздрукувати на принтері. Цю відомість, підписану самим класним керівником, шеф-кухарем та директором навчального закладу, здають до бухгалтерії. І якщо раніше на те, щоб звести всю цю інформацію докупи, треба було витратити десь 3-4 години, то зараз комп’ютерна програма робить це за лічені секунди», — порівнює вчитель інформатики. 

 

Якщо ж батьки не розраховуються з ліцеєм за харчування своїх чад, для таких існує функція блокування, яка поки що активується в ручному режимі. Хоч Віталій Помаз хоче, аби й це робилося автоматично. «Були різні розміри заборгованості, іноді й зовсім смішні, — констатує він. — Звичайно, ми керувалися засадами диференційованого підходу. І тільки якщо хтось не платив систематично, у такому разі змушені були вдаватися до блокування. Але то було на перших порах. Ми провели виховну роботу з батьками. І зараз уже всі навчені гірким досвідом — добре знають: якщо не розрахуєшся з ліцеєм за надані послуги, програма тебе заблокує, після чого не зможеш замовити сніданок чи обід для своєї дитини. Хоч загалом, наскільки пам’ятаю, за весь період існування застосунку блокували всього трьох чи чотирьох людей».

Усі в ліцеї хвалять прикладну програму. Та й сам розробник не бачить у ній якихось вад. «Я розробляв її так, щоб кожен користувач мав свою зону відповідальності. На етапі її запуску до мене підходили вчителі, які, скажімо, є класними керівниками й водночас батьками, і прямо висловлювали свої зауваження на кшталт: оце, мовляв, треба переробити, подумаймо, яким чином. У такий спосіб ми «вилизували» цей застосунок, удосконалювали разом», — усміхається Віталій Олександрович.

Класний керівник 6-Б класу Олександр Клунник переконаний, що програма «Шкільна їдальня» має суцільні плюси: «Це реально крутий застосунок. Мені як класному керівнику він допомагає насамперед раціонально використовувати час. Я вже не витрачаю щодня по годині на те, щоб обдзвонити всіх батьків і довідатися, хто з них хоче, аби їхня дитина одержала харчування в їдальні ліцею. Раніше складав список учнів, які харчуватимуться в їдальні. Потім цей список відносив до харчоблоку, щоб там знали, на скількох дітей готувати їжу. Завдяки програмі я бачу за прізвищем, хто з батьків замовив харчування, і лише контролюю, щоб учні не забули сходити до їдальні. Наприкінці місяця колись мав справжній головний біль: усе зводив докупи, підраховував, скільки порцій з’їла та чи інша дитина. Зараз усе це робиться автоматично. Тож формування звіту тепер — секундна справа. На питання харчування учнів мого класу витрачаю на місяць якихось 10 хвилин. Можна не хвилюватися, що десь припущуся помилки, адже батьки самі замовляють харчування. Я не бігаю з паперами, не з’ясовую, хто з батьків скільки заплатив. Це надзвичайно спрощує мені життя!».

Олександр Сергійович дуже задоволений програмою «Шкільна їдальня» і як батько учениці 5-го класу Дар’ї Клунник: «Коли ввечері роблю замовлення, то бачу завтрашнє меню. І якщо донька говорить, що не їстиме риби, я їй відповідаю: гаразд, тоді, мовляв, не замовлятиму харчування. У такому разі Дар’я візьме з дому бутерброд та чай і перекусить ними в обід. Хоч узагалі їй подобається все, що готують кухарі ліцею. Хочу відзначити ще один плюс застосунку — це зворотний зв’язок із його розробником. Якщо хтось із батьків моїх учнів припустився якоїсь помилки, я звертаюся до Віталія Олександровича, і невдовзі він надсилає повідомлення, що все виправив. Найдовше я чекав від нього відповіді 20 хвилин, а загалом вона надходить за 7 хвилин. За це йому найвища похвала».

Комп’ютерну програму «Шкільна їдальня» вже встигли оцінити й в інших навчальних закладах Терешківської територіальної громади. Розроблений Віталієм Помазом програмний продукт тепер використовують і в двох філіях ліцею — Вацівській та Головачанській гімназіях, а також у трьох дитсадках. 

А сам розробник тим часом працює над розширенням функціоналу програми. «Ми завершуємо початковий етап тестування нового модуля, який має назву «Облік продуктів», — «просвітлює» мене Віталій Олександрович. — Відтак процес обліку продуктів харчування в їдальні ліцею теж буде автоматизований. Раніше як було? Класний керівник передавав інформацію про кількість замовлень до їдальні. У їдальні ж підраховували спершу кількість порцій, а тоді — обсяг продуктів, необхідних для їх приготування. Зрозуміло, це теж займало чимало часу. Завдяки ж програмі, виходячи з кількості вечірніх замовлень сніданків, обідів, комірник уранці одразу знатиме, скільки йому треба видати на харчоблок картоплі, цибулі, моркви, крупи, м’яса тощо. Окрім того, у планах — створення ще двох модулів. Один з них стосуватиметься внутрішньої системи розкладу занять, а другий — обліку підручників, посібників, книг шкільної програми. Оскільки ліцей є опорним закладом у громаді, ми обмінюємося деякими книжками з бібліотеки з нашими філіями. Так от, щоб вести облік переміщення, а також надходження книг, у нас і з’явилася задумка створити згаданий модуль — суто для того, щоб полегшити життя бібліотекарям».

Насамкінець Віталій Помаз акцентує: особливість розробленої ним програми в тому, що вона може інтегруватися в будь-який навчальний заклад, де є їдальня, а також стабільна кількість її відвідувачів. «У перспективі до неї має приєднатися Опішнянський ліцей. Зараз там відбувається процес апробації застосунку. Так що ми вже починаємо переключатися на інші територіальні громади, — підсумовує Віталій Олександрович. — Та навіть люди з комерційної галузі, з якими спілкувався, бачать перспективу використання застосунку у сфері громадського харчування. Якщо ж говорити про заклади середньої освіти Полтавської територіальної громади, то в них їдальні обслуговує одне-єдине комунальне підприємство. Я намагався агітувати за платформу «Шкільна їдальня». Та мої співрозмовники чемно промовчали у відповідь. Думаю, багатьох стримують від впровадження цієї програми звичайний страх новизни й побоювання комусь не догодити. Педагоги бояться, що буде складно, що батькам учнів нововведення не сподобається. Натомість ми працюємо з батьками наших учнів, зокрема й щодо комп’ютерної грамотності».