Тайм-менеджмент. Час пішов

Є такий вислів: «Час — гроші». «Так, ще до недавнього минулого можна було вважати, що це аксіома, яка не підлягає сумніву і дуже добре відома кожній людині. Однак ХХІ століття змінило пріоритети, поставивши під сумнів цю істину. Сьогодні ми вважаємо, що час уже не гроші — він значно дорожчий. Час, на відміну від грошей, не можна накопичити, а тим більше — використовувати двічі», — каже доцент кафедри державної політики та управління політичними процесами Національної академії державного управління при Президенті, кандидат психологічних наук Наталя Алюшина. Наталя Олександрівна є фахівцем у проведенні тренінгів із таймменеджменту або управління часом. «УМ» звернулася до неї з проханням розповісти про принципи правильного планування і використання часу.

Вдаримо порядком по «часовому» бездоріжжю

— Наталю Олександрівно, де і коли виник такий термін, як таймменеджмент?

— На винахід терміну таймменеджмент претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 70ті роки винайшов Time Manager — складно влаштований блокнот­щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера.

У своїй практиці я використовую термін «управління часом», тому що таймменеджмент у класичному розумінні — це технології, що склалися в 70ті роки. Ці технології достатньо жорсткі: планування, структуризація, порядок і ще раз порядок. Але треба зазначити, що це не працює в умовах нашого «бездоріжжя». Тобто ви можете запланувати, але те, що відбудеться, буде щось абсолютно інше.

— Це, простіше кажучи, розпорядок дня, чи цей термін означає щось більше?

— Це значно більше, ніж просто розпорядок дня. Бо час — це життя. Розтратити свій час — означає розтратити своє життя. Взяти під контроль — означає оволодіти своїм життям та прожити його ефективно. Свій тренінг з управління часом я починаю з запитання: уявіть собі, якби ви мали банк, котрий щоранку вносив би на ваш рахунок 86400 гривень та без переносу сальдо щовечора без відшкодування списував би невикористану суму — що б ви робили? Звичайно, щодня знімали би всю суму до останньої копійки й розумно її використовували. Так ось, кожен має такий банк: він зветься «час». Щоранку він видає вам 86400 секунд, а щовечора списує з рахунку як витрати те, що ви нераціонально використали. Нічого не залишається на наступний день. Якщо ви не використовуєте щоденний вклад, він безповоротно втрачається. Від кожного з нас залежить, щоб цей скарб із годин, хвилин та секунд інвестувати так, аби він приніс найбільший прибуток у вигляді здоров’я, щастя та успіху.

— Що означає свідомо проживати та формувати час?

—  Перш за все, необхідно мати мету і вміти ставити цілі. Цілі є уявленнями про майбутнє, для реалізації яких ви хочете щонебудь зробити. «Мислити цілями» — означає поставити приватне на службу великому цілому. Після цього з’являється розуміння того, в якому напрямі йти і якого кінцевого результату треба досягти.

План власного життя — виконати

— На який термін доцільно робити планування — день, місяць, рік? Що таке короткострокове і довгострокове планування?

—  Переглянемо тільки цифри. У році — 8760 годин, приблизно 2920 із них ми витрачаємо на сон та майже 1928 годин проводимо на роботі.

Короткостроковий план має бути складений на місяць, а довгостроковий — на рік, на три, на п’ять, десять. При цьому кожна особистість обов’язково повинна мати генеральний план свого життя. Вона має усвідомлювати свою місію, своє призначення на землі й жити ще на користь суспільству, професійно ставлячись до своєї роботи. Бо в людини є як мінімум дві сфери життя — особиста і професійна.

— Як правильно розставляти пріоритети в плануванні часу і що таке принцип Парето?

— Принцип Парето «80:20» був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році і з того часу підтверджувався кількісними­ дослідженнями в найрізноманітніших сферах життя. Принцип Парето такий: приблизно 20 відсотків зусиль і часу достатньо, щоб одержати 80 відсотків результату. Знаходячи можливості прийняти реальний результат замість ідеального, ви можете заощадити значні ресурси для інших справ. Постановка пріоритетів за принципом італійця Парето в результаті дає виграш у часі за рахунок організації праці, що приводить до успіху, відбуваються першочергові рішення важливих проблем, справи впорядковуються за їх важливістю, відчувається позбавлення від «тиранії» невідкладності, зростає продуктивність трудових витрат.

— Хто насамперед повинен володіти принципами таймменеджменту — керівники, державні службовці? Чи вони актуальні й потрібні для кожної людини?

— Одразу відповідаю, що володіння принципами таймменеджменту потрібне кожній людині, не тільки керівникам бізнесструктур чи державним службовцям. Однак зазначу, що в Академії державного управління при Президентові така дисципліна, як «Керівник в органах державного управління та місцевого самоврядування», починається саме з тренінгу особистої ефективності керівника. Саме під час тренінгу державні службовці — керівники підрозділів — усвідомлюють, що через особисту ефективність можна вплинути на організаційну ефективність. Не володіючи сучасними техніками планування, дуже складно досягти ефективності як у професійній, так і в особистій сферах.

— Наскільки частим явищем є стрес у людей через те, що постійно не вистачає часу?

— У кожної людини стрес від нестачі часу проявляється порізному. Більш відповідальні піддаються стресу частіше. Менш відповідальні — зрідка. Однак навіть якщо в людини дуже добрий «таймінг», інколи виникають форсмажорні обставини, які заганяють людину в стресовий кут. Говорячи про стрес, ми маємо на увазі надмірний тиск (як внутрішній, так і зовнішній), який відчуваємо. Звичайно, в деякій мірі певна доза впливу стресу (чи напруги) нам необхідна для перебування в тонусі. Відомо, що при незначному впливі стресу ми відчуваємо творчий підйом, здатні діяти, думати та тримати все під контролем, нас ніщо не лякає, ми готові до нових випробувань.

Але якщо напруга занадто велика і ми не відчуваємо підтримки оточення, то рівень стресу може перевищити припустиму межу, і в нас виникнуть проблеми. Крім того, симптоми стресу у кожного свої. Хоча до основних джерел стресу найчастіше відносять такі: коли нам здається, що від нас надто багато вимагають; коли нам здається, що кількість навантаження не відповідна підтримці та допомозі, які нам необхідні; коли одній частині власного життя ми приділяємо більше уваги, ніж треба, а на дійсно варте просто не вистачає ані часу, ані сил; коли ми маємо робити те, що суперечить нашим цінностям; коли ми переживаємо період кардинальних змін у житті.

У будьякій стресовій ситуації є, як правило, певна подія чи джерело, яке може бути як контрольованим, так і неконтрольованим нами. Перш за все, треба зрозуміти, чи можливо позбутися причини стресу.

Від творчого хаосу до творчого порядку

— Є різні типи особистостей: холерики, флегматики, сангвініки, меланхоліки. Для всіх правила таймменеджменту є однаковими чи їх слід адаптувати окремо до кожного з цих типів?

— Так, дійсно, люди різні, і для різних людей потрібен різний таймменеджмент.

Скажімо, класичні технології планування для людей емоційних, для яких хаос є комфортним, не спрацьовують. Але творчим, креативним, емоційним людям теж потрібно бути ефективними, і якщо у них є цілі, вони теж їх можуть досягти.

Тоді стоїть питання про те, що ми можемо використовувати інші технології, наприклад, метод обмеженого хаосу. У мене на тренінгах люди, коли чують назву «обмежений хаос», лякаються і говорять, що це не для них. Однак рецепти з блоку як приборкати хаос (наприклад, творча лінь, гнучке планування) як методи працюють, і вони дійсно прийнятні для емоційних і хаотичних людей. Один із перших кроків тренінгу з «управління часом» — це психологічне тестування, за результатами якого людина сама переконується, які методи для неї оптимальніші. Тому я звертаюся до аудиторії, що спочатку треба дізнатися про себе. Немає людей, для яких протипоказано відповідально ставитися до свого життя і ставити цілі, є просто різні люди, для яких потрібна різна техніка. А сутність відповідального відношення до свого життя, постановки життєвих цілей — одна і та ж.

— Що таке «поглиначі» часу, які способи їх мінімізації і яку роль вони відіграють
у таймменеджменті?

— Учасникам тренінгу я показую відеофільм, де поглиначі часу мають вигляд мультиплікаційних звірів, які постійно відволікають головного героя фільму від робочих справ. А коли в ході тренінгу виконується самооцінююча вправа щодо «знайомства» із поглиначами часу, аудиторія наповнюється іронічними посмішками. Тобто все, що відволікає нас від запланованих справ, і є «поглиначами». Це й відсутність чітко поставленого завдання, й телефонні дзвінки, й незаплановані відвідувачі, й мотлох на столі, й невміння сказати «ні», й неповна запізніла інформація тощо.

— Є такий вислів: «Час — гроші». Чи можна визначити, скільки коштує, приміром, година часу, і яким чином?

— На запитання коштовності години часу, хотіла б відповісти яскравим прикладом. У 20ті роки ХХ століття в СРСР (період НЕПу) актуальним було питання про втрати величезної кількості часу через загальну неефективність. І була дуже цікава стаття «Час будує аероплани» в «Правді» в 1926 році, коли американський кореспондент сидів на великому засіданні в Кремлі, яке відкладалося, й відкладалося, й відкладалося. І він підрахував, що при такій кількості присутніх, при їхній кваліфікації, за ці втрачені півтори години можна було зібрати два аероплани. Час людей витрачається конче неефективно. Причому як з погляду устрою нашої держави і суспільства, величезної кількості «поглиначів часу», з якими людина не може боротися, так і з огляду на те, що людина часто сама не вміє свій єдиний капітал, абсолютно невідновний — час.

— Є люди, які все відкладають на останню хвилину. Це свідчить про психологічну особливість людини чи про її невміння правильно розподіляти час?

— Вважаю, що і те, і друге. Навіть не згадаю, хто сказав, що якби не остання хвилина, ніщо ніколи не було б зроблено.